Como fazer um controle de frotas para a sua empresa?

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Gerenciar frotas é uma função bastante complexa por envolver uma série de variáveis, como manutenções, combustível, rotas, multas, condutores e disponibilidade dos veículos, entre muitas outras. Fazer o controle de sua frota pode parecer um bicho de sete cabeças, mas seguindo as boas práticas e organizando todos os fluxos, é possível trazer mais praticidade e eficiência para esta tarefa.
Todo gestor sabe da importância de dispor o controle de custos eficaz em todas as áreas da empresa. E quando falamos sobre controlar os custos da frota de veículos isso não é diferente. Se essas despesas não forem bem administradas, poderão prejudicar a eficiência e os lucros do negócio.
Para ajudar nessa tarefa, separamos algumas orientações para manter você sempre a par da situação financeira do setor. Confira:

Mapeie as informações da frota
É preciso fazer um mapeamento completo de sua frota e das operações que ela realiza, utilizando os dados do último ano ou, pelo menos, dos últimos seis meses como referência.
Contabilize os veículos, os gastos com combustível, erros humanos, gastos com manutenção, capacidade dos veículos e disponibilidade. Organize os KPIs a serem acompanhados e faça uma linha do tempo com o histórico destes indicadores para análise e planejamento da frota.

Mantenha a manutenção preventiva em dia
A manutenção preventiva é uma das maneiras mais eficazes de economizar dinheiro e tempo na gestão de frotas.
Com a certeza de que seus veículos estão sempre em sua melhor forma, você não precisa se preocupar com falhas mecânicas inesperadas e os altos custos que vêm com a resolução desses imprevistos.

Combustível
Se os gastos com combustível já são significantes para quem tem apenas um veículo, imagine na administração de uma frota. Por isso, essa é uma das principais despesas a serem administradas.
Para gastar menos com combustíveis na sua frota é preciso planejar bem a rota dos veículos de forma a reduzir as distâncias percorridas. Mesmo que a redução pareça pouco significativa em curto prazo, ela fará grande diferença na hora de fechar as contas no fim do mês.


Dimensionamento da frota
Ter uma frota bem dimensionada é o primeiro passo para uma boa gestão de frotas. Poucos veículos sobrecarregam este recurso, proporcionando o aumento de manutenções e eventualmente elevando o volume de sinistros.
Por outro lado, uma frota grande demais gera custos elevados e não justifica o investimento empregado nela. O segredo aqui é determinar o número de veículos a partir das necessidades da empresa e selecionar o perfil ideal dos modelos para cada atividade, garantindo o uso eficiente de todos eles.

Acompanhe entradas e saídas
Para realizar o controle de gastos da empresa relativos à gestão de frotas, é imprescindível ter total conhecimento sobre as movimentações que ocorrem no setor.
Para isso, algumas dicas: você pode definir processos financeiros padronizados para todos os integrantes da equipe, por exemplo. Outra opção bastante eficiente é utilizar ferramentas para fornecer análises gerais e detalhadas sobre a situação financeira da empresa.
Com essas medidas, você ganha um entendimento mais profundo sobre o status da frota, podendo, inclusive, reconhecer padrões para tomar decisões estratégicas.

Tecnologia e controle de frotas
Uma série de ferramentas tecnológicas estão à disposição para potencializar o controle da frota. Além dos próprios softwares de gestão, há soluções como as plataformas de telemetria e rastreamento veicular, controle de abastecimentos e de manutenções que agilizam a coleta e organização de dados.
Afinal de contas, a gestão de uma frota corporativa  não deve ser dependente do controle manual e baseada em documentos em papel, que só dificultam o controle que deve ser feito.





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